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原状回復豆知識

オフィス移転案内を出そう!例文と出し方

オフィスを移転する際に対応すべき内容のひとつに、移転案内があります。初めてオフィス移転をするとなると、どういった内容を、いつ出せばいいのか分からないケースもありますよね。
そんなオフィス移転案内について、例文も交えて解説していきます。

オフィス移転案内とは?

「オフィス移転案内」は、別の呼び方では「オフィス移転のお知らせ」「事務所移転の案内」とも呼ばれます。
オフィス移転の際に取引先へ送るものです。こちらも住所など情報の変更がありますが、取引先においても、文書の送付時などに住所使うため、取引先情報を記録しています。そのため、移転で住所が変更になる場合は、伝えておく必要があります。

いつ送るべき?

オフィス移転案内を送る適切なタイミングは、移転日の1ヶ月前〜2週間前まで。移転が完了してから送ってしまうと、「請求書などの重要な書類が日付通りに届かない!」等のトラブルにつながるため、早めに移転案内を送っておくようにしましょう。

なお、基本的には書面で送ることがスタンダードであるため、発送までの準備期間も見越しておく必要があります。
送付先リストの作成に2週間程度、入稿から印刷作業に2週間程度はかかることもあるため、発送までにおおよそ1ヶ月程度の作成期間があると思っておくと良いでしょう。

送り方

送り方としては、基本的にお世話になっている企業に対しては書面できちんと送ることが適切です。また、送付がギリギリのタイミングになる場合、メールでも再度お送りしておくと丁寧です。
ホームページ等のみでは漏れがある可能性が高いので、取引先には書面で、直近の取引がない会社に対しても、最低限メールで送るように徹底しましょう。

また、文章の流れは下記のようにしておくと良いでしょう。

(1)時候のあいさつ
(2)移転の事実・所信表明
(3)移転の詳細

本来であれば書面と直接の挨拶が丁寧な対応であるため、略儀であることもきちんと記載しておきましょう。

文例

<オフィス移転のお知らせ>

拝啓 立秋の候 貴社におかれましては益々御清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび業務をより一層充実するために事務所を下記の通り移転をする
ことになりました。
これを機に、さらに皆様方のご期待に応えられますよう専心努力いたす
所存でございます。

今後ともなお一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。
敬具
令和○○年○月○日


移 転 先 〒123-○○○○
東京都△△
○○ビル○F
新電話番号 03-○○○○-○○○○
FAX番号 03-○○○○-○○○○
業務開始日 令和○○年9月1日(月)
○○○○○株式会社
代表取締役社長 ○ ○ ○ ○

移転案内もブランディングになる

オフィス移転案内は、細かい業務なので少し面倒さを感じるかもしれません。
ただ、ここで丁寧に対応ができれば、より自社のイメージアップにつながります。

ぜひ、まずは文例を参考にして作成してみてくださいね。

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